Seguro que para tus jefes organizar un evento para más de 50 personas puede parecer una tarea fácil, pero ya te digo que detrás de todo esto lo que hay es un currazo muy grande. Lo puedo decir porque lo he padecido en primera persona.
Ahora bien, también te digo que con planificación, organización y el apoyo de un buen servicio de catering, es totalmente posible llevarlo a cabo con éxito. Ya sea un evento corporativo, una boda, una fiesta familiar o una celebración especial, te voy a intentar ofrecer una serie de consejos para que te vengan bien.
Antes de tomar cualquier decisión, lo que tenemos que hacer es tener claro el propósito del evento. Es el momento de hacerte preguntas del tipo ¿es formal o informal? ¿Es una celebración privada o un evento empresarial? Esto influirá en todos los demás aspectos, desde la elección del lugar hasta el menú. Y es que tenemos que tener muy claro el perfil al que nos dirigimos.
Luego lo que tenemos que haces es un presupuesto realista, esto es vital para que luego salgan las cuentas. Aquí tenemos que pensar no solo el catering, sino también el alquiler del espacio, decoración, música, bebidas, logística y personal de apoyo. Saber cuánto puedes gastar te permitirá filtrar opciones desde el principio. Ahora bien, tenemos que tenerlo en el mítico Excel y con todo detalle.
El sitio
Con más de 50 personas, que yo creo que ya es un evento en condiciones, es fundamental contar con un espacio que no solo sea lo suficientemente amplio, sino también funcional. Aquí tenemos que tener en cuenta aspectos como el acceso, especialmente si hay personas mayores o con movilidad reducida. Esto es muy importante porque ahora hay toda una normativa que tienes que conocer y que está en marchad desde 2023.
Además tienes que tener en cuenta la disponibilidad de estacionamiento, baños y si cuenta con cocina o facilidades para el servicio de catering. Reserva con antelación, especialmente si tu evento es en temporada alta o fin de semana.
El catering
El catering, como es lógico, es una de las piezas clave del evento. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta. Antes de tomar la decisión, investiga opiniones en línea y pide referencias, ahora mismo con las nuevas tecnologías es algo que es sencillo. Un proveedor con experiencia en eventos grandes sabrá cómo manejar cantidades importantes de comida sin sacrificar calidad ni servicio.
Asegúrate de que el catering ofrezca un menú variado y pueda adaptarse a restricciones alimenticias (veganos, celíacos, alérgicos, etc.). Considera incluir opciones para todos los gustos. En este caso como nos advierten desde La Frolita, catering en Madrid, que ahora mismo las empresas demandan rapidez, versatilidad y dinamismo. “Todos ellos necesitan la mejor celebración posible: la que queda en el recuerdo”, apuntan. Y la verdad es que es cierto
También te recomiendo que siempre que sea posible, realices una degustación antes de firmar el contrato. Esto te dará una idea real del sabor, presentación y porciones.
También tienes que preguntar si incluyen personal de cocina, camareros, montaje y desmontaje. Verifica también si se encargan del menaje (vajilla, cubiertos, manteles) y si el servicio es tipo buffet, emplatado o cóctel. Son aspectos previos para luego no llevarte una sorpresa.
Comunicación
Mantén una comunicación, como suele pasar en todos los aspectos de la vida, fluida con el catering y cualquier otro proveedor. Es recomendable tener un documento o cronograma compartido donde todos estén al tanto de los horarios, entregas y responsabilidades.
Otra cosa que tienes que hacer es designar a una persona (o contrata un coordinador de eventos) que se encargue de supervisar y resolver cualquier imprevisto el día del evento. Ya os digo que a veces hay que pedir ayuda.
Y como siempre decía mi madre, los pequeños detalles marcan la diferencia. Por eso, mi recomendación es que personalices la decoración, prepara señalética clara para indicar baños, salidas o estaciones de comida, y no olvides ofrecer opciones de bebidas sin alcohol. Asegúrate de que haya personal suficiente para mantener todo limpio y ordenado.
Ya has visto que organizar un evento para más de 50 personas requiere planificación, no es algo que se pueda hacer en una semana. Pero es cierto que con la ayuda de un buen servicio de catering y atención a los detalles logísticos, puedes ofrecer una experiencia inolvidable a tus invitados. Así podrás seguir dando pasos en tu empresa y quizás que el próximo evento ya sea de 100 personas. ¿Te animas?
