Lo sé, escuchas la palabra “Hacienda” y te echas a temblar, ¿verdad? ¡Nos pasa a todos los empresarios! Pero créeme, y te lo digo por mi propia experiencia: no es tan mala como crees. Sólo debes conocer sus entresijos, y no defraudarla ¡Literalmente!
Así que, sin más dilación, aquí te expongo: Esto es lo que Hacienda espera de tu empresa.
Asegúrate de que todo esté en regla desde el minuto uno.
Uno de los errores más comunes al montar una empresa es pensar que la relación con Hacienda empieza cuando ya está todo funcionando, ¡Pero no es así! Hacienda quiere tener constancia de ti desde el principio, lo cual se traduce como que, incluso antes de abrir la puerta de tu negocio, ya deberías haber cumplido una serie de pasos importantes para que todo marche legalmente desde el primer día.
De modo que, empecemos por lo básico:
Lo primero es que des de alta tu empresa o tu actividad económica en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Para ello, debes presentar el famoso modelo 036 o 037, según el tipo de actividad. Ahí informas de qué vas a hacer, dónde, cómo, y bajo qué forma jurídica. Debes entender que este paso es imprescindible, porque si no lo haces, no puedes emitir facturas legalmente ni deducirte nada.
También es el momento de indicar si vas a trabajar bajo el régimen general del IVA, el régimen simplificado, o estás exento. Aquí no hay margen para la improvisación, porque un error al rellenar ese formulario puede traerte una inspección.
Y si crees que eso es todo ¡Aún queda mucho más! Pero no te preocupes. Sentir que todo te sobrepasa es común, es más; si quieres un testimonio de un buen equipo de asesores, atento a las palabras de Coma&Roig: “Establecer una nueva sociedad es una aventura emocionante, pero también puede llegar a agobiarte cuando se trata del trabajo y la preparación que se debe realizar de antemano”.
Ellos lo saben mejor que nadie, y exponen, que empezar una nueva empresa es un proceso que conlleva mucha atención al ámbito legal y económico, así que presta atención: trataremos el tema como se merece.
El famoso IAE, “Impuesto sobre Actividades Económicas”.
Vamos a mencionar el IAE, ese término que ya habrás oído en más de una ocasión y que a lo mejor te tiene un poco confuso. El IAE es un impuesto que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas en territorio español. Lo curioso es que no todas las empresas lo pagan.
Si facturas menos de un millón de euros al año, estás exento del pago, pero no del alta. Es decir, aunque no te toque soltar dinero por él, tienes que comunicar a Hacienda en qué epígrafe está inscrita tu actividad. Asimismo, este epígrafe es importante, ya que condicionará otros aspectos fiscales y administrativos, como los trámites con tu ayuntamiento o las licencias que necesitarás.
Por tanto, quédate con esto: elegir bien el epígrafe del IAE no es cualquier cosa. Si te equivocas y declaras una actividad distinta a la que realmente desarrollas, puedes tener problemas cuando vayas a justificar gastos, pedir subvenciones o regularizar tu situación.
El certificado electrónico, tu nuevo DNI para Hacienda.
Otro elemento que Hacienda espera que tengas listo cuanto antes es tu certificado electrónico.
Debes entender que no es opcional, por lo que, si eres autónomo, sociedad o cooperativa, necesitarás este certificado para casi todo: presentar declaraciones, consultar notificaciones, pedir devoluciones o tramitar cualquier gestión ante la Agencia Tributaria.
¿Cómo puedes obtenerlo? Fácil: puedes obtenerlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o, si eres una sociedad, mediante el certificado de representante. En ambos casos, tendrás que acreditar tu identidad y descargar el archivo en tu ordenador. Una vez lo tengas, Hacienda ya te considerará «operativa» a efectos electrónicos. A partir de ese momento, cualquier comunicación te llegará por vía telemática, y tú deberás estar atento para no dejar nada sin responder.
Licencia de actividad y apertura.
Aunque no es una obligación directa con Hacienda, la licencia de actividad es otro paso fundamental que Hacienda espera que tengas solucionado. Es competencia de tu ayuntamiento, y sirve para verificar que tu negocio cumple con las condiciones técnicas y urbanísticas necesarias para funcionar en un determinado local.
Dicho esto, pongámonos en lo peor: si no tienes esta licencia, y Hacienda detecta ingresos en una actividad no autorizada por tu municipio, puedes enfrentarte a problemas bastante serios (multas económicas, cierre temporal del negocio, revocación de ayudas o subvenciones, bloqueo del alta censal, inspecciones más frecuentes, etc.). Por eso, es importante tenerla antes de emitir la primera factura o de abrir al público.
Además, dependiendo de la actividad que vayas a realizar, puede que necesites una comunicación previa o una declaración responsable. Y esto no solo sirve para bares, talleres o comercios: también aplica a empresas online si utilizan un espacio físico como oficina, almacén o punto de recogida (tipo In Post).
Trámites de creación de nueva empresa.
Montar una empresa conlleva una serie de pasos que, si bien no todos dependen directamente de Hacienda, sí están interrelacionados. El primero es elegir la forma jurídica: autónomo, sociedad limitada, cooperativa, etc. Dependiendo de eso, los trámites y obligaciones cambian.
Si optas por montar una S.L., por ejemplo, necesitarás escritura pública ante notario, inscripción en el Registro Mercantil y un NIF provisional que luego deberás convertir en definitivo. Todo esto tiene su reflejo ante Hacienda, porque necesitas comunicar el inicio de la actividad en el modelo 036, registrar el CIF, declarar la cuenta bancaria, etc.
También deberás presentar los modelos correspondientes a las obligaciones periódicas: modelo 111 para las retenciones a empleados o profesionales, modelo 303 para el IVA, modelo 115 si tienes alquilado un local, y así sucesivamente.
Declaraciones, plazos y obligaciones periódicas.
Hacienda espera puntualidad, y da igual si eres autónomo o tienes una S.L.; hay una serie de declaraciones que deben hacerse cada trimestre, cada semestre o cada año. De modo que, si te retrasas (incluso por desconocimiento), puedes encontrarte una multa, y si repites el fallo, te pondrán en el punto de mira.
Las más comunes son:
- Modelo 303: declaraciones trimestrales de IVA.
- Modelo 130 o 131: pagos fraccionados del IRPF para autónomos.
- Modelo 111: retenciones de IRPF a trabajadores o profesionales.
- Modelo 115: retenciones por alquileres.
- Modelo 347: operaciones con terceros que superen los 3.005,06 euros anuales.
- Modelo 390: resumen anual del IVA.
Y por supuesto, está el Impuesto de Sociedades (modelo 200) si tienes una empresa. Su presentación suele ser en julio, y requiere tener cerrada la contabilidad del ejercicio anterior. No vale con rellenarlo a ojo: si lo haces mal, te pueden sancionar.
Hacienda quiere que lo tengas todo bien documentado.
Hacienda puede revisar cualquier declaración tuya hasta cuatro años atrás, y si encuentra irregularidades, no se va a quedar quieta. Por eso, guardar todas las facturas, justificantes de pago, contratos y libros contables no es opcional: es tu salvavidas en caso de inspección.
Y no solo eso: también quiere que uses sistemas contables fiables. Por eso ha empezado a exigir, en ciertos sectores, el uso de software de facturación que no permita alteraciones o eliminaciones de datos. Esta tendencia va en aumento, así que si trabajas en un ámbito especialmente vigilado (hostelería, comercio minorista, etc.), conviene que estés preparado.
La importancia de contar con personal preparado.
Aunque toda esta información está disponible online, la realidad es que no siempre tenemos tiempo ni energía para entender cada detalle. Por eso, Hacienda no ve con malos ojos que trabajes con un asesor fiscal o una gestoría; de hecho, más bien lo ve como un punto a favor, en el cual muestras que te preocupa tu negocio, ya que suele facilitar mucho las cosas. Estos profesionales se asegurarán de que no se te pase ningún plazo, de que uses los epígrafes correctos y de que tus declaraciones estén bien hechas.
Eso sí, no delegues todo sin entender nada, puesto que Hacienda espera que conozcas lo básico de tu negocio. De igual forma, si tu asesor se equivoca debes entender que la responsabilidad final siempre seguirá siendo tuya.
Y si te equivocas…
¡Tranquilo! A diferencia de lo que pueda parecer, Hacienda no es un ogro.
Si detectas que has cometido un error en una declaración, puedes presentar una declaración complementaria o rectificativa. Y si lo haces antes de que te pillen, las sanciones se reducen mucho o incluso se eliminan. Lo que Hacienda no perdona es el silencio o el intento de engañarla.
De modo que, quédate con esto: lo que Hacienda espera de tu empresa no es que lo sepas todo, ni que no te equivoques nunca. Lo que quiere es que actúes con transparencia, que declares lo que ingresas y que no intentes aprovecharte de vacíos o despistes para ahorrarte lo que te toca pagar. Y por supuesto, también espera que tengas en cuenta todas esas cosillas que te hemos mencionado y que puedes usar a modo de chuletas.
Y con esto, lo más importante ya lo tienes claro. Ahora solo falta aplicarlo, y si lo haces desde el primer día, verás que Hacienda puede darte más tranquilidad que sustos.
