Aparte de conocer las normas y requisitos propias de la agencia de envíos con la cual has decidido hacer tu encomienda, no está de más conocer algunos consejos útiles sobre ciertas acciones que podrían beneficiarte a la hora de hacer el envío.
Se trata de pequeños hábitos que debes tomar a la hora de preparar tu encomienda para que esta vaya más segura a su destino y saques el mejor provecho del proceso.
Sigue leyendo para que comiences a aplicarlos desde ahora y todos tus envíos viajen protegidos y con éxito desde que salen de tus manos.
Precio del envío
Cuando vas a hacer un envío, a lo mejor estás tan acostumbrado a no fijarte en el costo, por lo que te estás perdiendo de escoger el precio más conveniente para ti.
Y es que sucede que muchas empresas tienen variaciones en sus costes según sus políticas, como por ejemplo en el caso de envíos más rápidos, asegurados y otros detalles de los cuales puedes beneficiarte obteniendo diferentes precios y ventajas. Por eso te recomendamos, acceder a la opción de cotización de envíos que la mayoría de estas empresas ofrecen en su página web.
Un factor muy decisivo a la hora de ponerle precio al envío es el volumen y peso del paquete, por lo que para calcular su costo necesitas:
- Saber las medidas del paquete: ancho, alto, largo.
- Si el artículo es considerado como “frágil” y requiere un trato especial
- El CP tuyo y de quien recibe.
- El tipo de servicio, si es rápido, toma días, etc.
De esta manera, puedes cotizar varias opciones según los lineamientos de la empresa y escoger la que mejor se preste a tu presupuesto y necesidades.
Garantía de seguridad
Es bastante regular que los paquetes vayan mal empacados y que las personas que reciben el paquete no lo hagan en las mejores condiciones. Para que esto no te suceda, debes tener en cuenta lo siguiente a la hora de empacar:
- Coloca la etiqueta con los datos de envío en un lugar visible y en letras grandes y claras.
- Los datos en la etiqueta deben incluir información exacta de quien recibe, dirección exacta, números telefónicos y nombres, así como documento de identidad.
- Fíjate que se utilicen las etiquetas oficiales de la empresa de envío que estás eligiendo.
- Asegura bien la etiqueta utilizando cinta o pégala para que no se caiga durante el transporte y se pierda información valiosa.
- Los paquetes deben ir bien sellados, cerrados por todos los lados y si es frágil, debe ir asegurado con acolchado para que amortigüe cualquier manipulación brusca durante el trayecto.
- Si envías algún producto líquido debes verificar que el envase esté bien cerrado, envolverlo en plástico para que prevengas accidentes y asegurarlo para prevenir cualquier posible golpe durante el trayecto.
Maneras de ahorrar en envío
Ahora que ya sabes cómo elegir el tipo de envío y asegurar esa encomienda ante cualquier accidente, estos son otros trucos que podrían ayudarte:
- Si sueles enviar paquetes de manera regular, muchas empresas tienen envíos prepagados, que se venden en combo y te ahorran un buen dinero.
- Puedes utilizar material reciclaje para preparar el envío, por ejemplo una caja de zapatos vieja, una caja de juguetes, periódico para la amortiguación o anime que haya venido con algún aparato que compraste la navidad pasada.
- Haz los envíos con tiempo para que no tengas que pagar express, que suele ser la opción más costosa.
La guía de tu envío
Recuerda que en el momento en el que encargas un paquete con una empresa de envíos, esta tiene el deber de darte un recibo con el número de guía correspondiente.
Este recibo donde contiene todos los detalles del envío y te permite dar constancia que en realidad sí se hizo ese envío. De hecho, cuando por alguna razón de causa mayor no llega el paquete, necesitas dicho recibo para funciones como:
- Probar que de verdad hiciste el envío.
- Utilizar la guía que aparece en el recibo para hacerle seguimiento al paquete, saber dónde está, cuándo va a llegar y otros detalles clave.
- Es la manera en que tienes contacto con la empresa y un seguro que dice que en realidad sí hiciste un envío con la empresa determinado día.
Consideraciones según el tipo de envío
Así mismo, no todos los envíos son iguales. Cada tipo de envío tiene sus maneras particulares de ser manejados y protegidos, y por lo tanto todos implican medidas diferentes de acuerdo a su naturaleza. Vamos a explicarte alguno de ellos con la ayuda de los expertos en encomiendas de Transportes Internacionales:
Encomiendas
Si se trata de un paquete regular, debes llevar tu encomienda a la empresa de envíos acompañada de una descripción detallada de los artículos. Por ejemplo: ¿Cuántos zapatos, qué color son, qué número son, etc.?
De esta manera te aseguras que todos los artículos que enviaste lleguen a su destino. Así, la descripción detallada funcionará como un respaldo en caso de que suceda algún inconveniente.
Carga comercial
En el caso de ser una carga comercial, esta debe ir acompañada de una declaración detallada de la carga y factura de compra de todos los artículos. Esta información será necesaria para que la empresa de envíos haga una póliza que luego presentará en aduanas al momento de tramitar los impuestos.
Electrónicos y equipos industriales
Los artículos electrónicos e industriales deben ir acompañados con empaques adecuados y resistentes que los protejan de cualquier caída o movimiento brusco, una declaración detallada del artículo y la factura de compra.
Cabe acotar que ya que los artículos electrónicos y equipos industriales no son artículos de primera necesidad, suelen tener impuestos diferentes a otros artículos una vez llegados a aduana.
Vehículos
Los vehículos deben ir acompañados con el título de propiedad, copia de la licencia del dueño y un poder de exportación, por lo que la empresa de envíos debe tener sus propios servicios de aduana para llenar el papeleo; y es que cada vehículo que se envía es incluido en una base de datos de aduanas y en esta se necesita una descripción detallada del año del vehículo, el dueño y un permiso para poder sacarlo del país.
Cuando se trata de un envío internacional
En caso que estemos hablando de envíos a nivel internacional, es necesario conocer las alternativas y el potencial que encierra esta alternativa. Aquí los medios de envío que se ofrecen en el mercado y las ventajas de elegir cada uno de ellos:
Envíos al extranjero por carretera
Los envíos al extranjero por carretera proporcionan flexibilidad y permiten, entre otras cosas, la entrega puerta a puerta. En este tipo de envíos intervienen las siguientes empresas:
- Los mensajeros: se encargan del envío rápido y seguro de pequeños productos
- Las empresas transportistas, que recogen los productos en tus instalaciones y los entregan en destino
- Los transitarios: que trabajan como intermediarios con un conocimiento detallado de las normas aplicables a las diferentes cargas asignadas
Envíos internacionales por ferrocarril
Este tipo de transporte gana terreno a medida que aumenta la distancia a recorrer, además que puede transportar grandes cargas.
El transporte marítimo
El transporte en barco es uno de los más solicitados ya que es el más barato, el que gasta menos combustible y el que permite hacer envíos internacionales más voluminosos. Gracias a estas características es el más idóneo para transportar grandes cargas, como cargas a granel. Su única desventaja es el tiempo que se necesita para que la mercancía llegue a destino.
El transporte aéreo
Este es el transporte menos utilizado para mercancías, ya que tiene sus limitaciones respecto al volumen y la forma de las cargas transportadas, es la opción más cara y además es el medio más contaminante. Sin embargo, la ventaja es la velocidad con la que se reciben las encomiendas.
Cuando en vez de emisor eres el destinatario
Ahora que ya conoces cuáles son los pasos que se deben seguir cuando se envía un paquete, ahora tienes que conocer lo clave si eres quien lo recibe.
A la persona que te hace el envío deberás pedirle la siguiente información:
- El número de guía o rastreo, para que sepas por dónde viene el paquete y en qué momento debes estar más pendiente para su entrega.
- En qué horarios y días entrega la empresa.
- Si después de averiguar esta información te das cuenta que no vas a estar en tu domicilio en le momento en el que va a llegar el paquete, puedes dejar autorización para que un tercero lo reciba o llamar a la empresa par que lo dejen en una oficina donde puedas pasar a recogerlo.
- En caso que el paquete no llegue en los tiempos acordados, debes comunicarte con la empresa para que se levante una reclamación y se rastree el paquete.
- Si el paquete es una entrega internacional, debes tener en cuenta que los tiempos son un poco largos, así que algunos van a tomar más de lo debido, por lo que no debes alarmarte si tarda un poco más de la cuenta.
